Diversifier ses sources de business avec les appels d’offres et les marchés publics

La période actuelle amène les entreprises à se réorganiser, à se réinventer mais aussi à trouver de nouvelles sources de business afin de continuer à assurer leur pérennité. Et si les marchés publics devenaient une opportunité pour les PME ? Comment pourraient-elles optimiser leurs réponses aux appels d’offres ? Comment devenir plus visible des maitres d’ouvrage et des maitres d’œuvre ?

Florence Revol (CEO – Appels d’Offres Conseils) et Christophe Rosain (Directeur marketing & partenaires – Spigao) nous ont éclairés à ce sujet, lors d’une conférence animée par Yann Slodczyk (Experformances).

Les marchés publics : la relance passe par les PME

Tous secteurs confondus, ce marché représente 200 milliards d’euros par an d’achats et constitue une belle opportunité d’élargir la notoriété de l’entreprise, tout en offrant des garanties de paiement. Or, plus de 50% des TPE/PME ne répondent pas à des appels d’offres, par manque de compétences et de temps. Pourtant, les marchés publics ont été simplifiés et dématérialisés pour en faciliter l’accès.

Ainsi, dans le secteur du BTP par exemple, les allotissements favorisent l’accès à la commande publique par les entreprises spécialisées. Bien sûr, la vigilance est de mise pour éviter une sur-dépendance économique des entreprises aux marchés publics. Une limite de 30% du CA maximum reste en vigueur. A noter que le plan de relance du gouvernement de 100 milliards d’euros met l’accent sur l’achat local et français, sur le recours au sourcing et au benchmarking pour diversifier le portefeuille fournisseurs.

 

Des a priori à vaincre sur l'appel d'offres public

Des a priori à vaincre sur l’appel d’offres public

« Le public travaille toujours avec les mêmes entreprises, souvent les plus grosses ». Les PME ont encore beaucoup de préjugés : chronophagie des processus, absence de compétences internes, délais de paiement trop longs, complexité du mémoire technique.

Florence Revol tempère : « Tout artisan, consultant, TPE/PME peut se positionner sur un marché public depuis le code des marchés publics de 2019. Avant tout, la PME doit se remettre en question et questionner ses coûts, sa note technique, la qualité de sa réponse. Il se peut que le mémoire technique employé soit toujours le même et donc non adapté, que l’équipe n’ait pas été présentée dans le détail, que la méthodologie d’exécution de la prestation n’ait pas été explicitée. Le taux de transformation national est de 20% environ. La PME peut toujours optimiser son efficience ».

 

Une clé de réussite : la qualité du mémoire technique

Un contrat public est de même type qu’un contrat privé et représente avant tout une relation commerciale. Les critères de pondération ont beaucoup évolué : 70% reposaient sur le prix, mais désormais le mémoire technique – et donc la qualité technique de l’offre proposée – est prépondérant. Cependant, la sélection n’est que la première étape. L’entreprise veillera à déployer correctement le contrat pour être sélectionnée de nouveau au moment du renouvellement. Dans le cas contraire, elle devra mettre en place des actions correctives.

 

12 bonnes pratiques pour se lancer sur les marchés publics avec les appels d’offres

12 bonnes pratiques pour se lancer sur les marchés publics avec les appels d’offres

La mise en œuvre de processus dédiés ne doit rien laisser au hasard :

1. L’identification du potentiel business et des acteurs permet de savoir si un marché représente une opportunité pour l’entreprise sur la base de données internes qualifiées.

2. La prescription de produits et services nécessite un travail en amont auprès des maîtres d’œuvre, des bureaux d’études, des maîtres d’ouvrage. Tisser un lien avec l’acheteur, tester une offre sur un lot, convaincre, tout cela augmente les chances de gagner à 50% (au lieu d’un taux de 1 sur 10 !).

3. L’anticipation des marchés à venir facilite la démarche commerciale avant un renouvellement, ainsi que l’analyse des solutions développées par un prestataire ayant su apporter une satisfaction totale.

4. Une solution automatisée de gestion des appels offres est indispensable pour gagner en efficacité, notamment sur le mémoire technique, la veille commerciale, le chiffrage et l’assistance à la réponse administrative.

5. L’intégration des marchés dans des outils de type CRM/ERP financiers internes favorise l’injection de données dans un système d’information. L’entreprise évite des ressaisies et, surtout, entretient un flux d’informations (statistiques, analyse concurrentielle, historisation …). Les principaux outils du marché savent récupérer des données de marchés publics via des connecteurs.

6. La préparation d’un dossier-type fera aussi gagner en efficacité, tout comme la création d’une bibliothèque partagée où seront stockés tous les documents nécessaires à la réponse, dont le mémoire technique (de 30 à 70 pages) pièce maîtresse du dispositif. On y mettra aussi les CV des intervenants, Kbis, certifications et qualifications, informations partenaires, entreprises d’un groupement…

7. Le décryptage du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) aide à cerner des tendances car il définit les critères de sélection (prix, technique…). A la lecture du CCAP, du CCTP, des documentations de prix (DPGF, BPU, DQE), l’entreprise pourra décider – ou pas – de se positionner.

8. La mise en forme du mémoire technique nécessite un grand soin de mise en page, car l’acheteur public doit comprendre en quelques secondes ce qui est proposé. Images, histogrammes, process sont à privilégier. Une vraie approche marketing où chaque détail – même basique – a son importance, comme l’amplitude horaire du SAV.

9. La description synthétique de la valeur ajoutée aura un impact positif sur l’acheteur, surtout s’il a été sensibilisé préalablement.

10. L’analyse de la performance de chacune des réponses effectuées, leur consolidation, l’analyse des offres gagnantes sont autant de gages d’amélioration continue. La PME peut demander la raison d’une non-sélection par lettre recommandée à une collectivité et recevoir le Rapport d’Analyse des Offres.

11. La gestion de l’après-consultation est cruciale car le marché commence au déploiement. Les commerciaux doivent donc initier des réunions de lancement puis assurer le suivi du marché, avec toutes les parties prenantes internes. La collectivité sera plus sensible à un renouvellement avec la même entreprise.

12. La montée en compétences des équipes vers la maîtrise des règles de la commande publique passe par la formation. Entre 3 et 6 mois suffisent pour être opérationnel. Le dirigeant doit en être conscient car l’approche commerciale dans le public est différente du privé : les équipes ont souvent besoin d’être acculturées à la démarche commerciale pour échanger avec un maître d’œuvre ou d’ouvrage.

 

A retenir : Se positionner sur un appel d’offre public nécessite de ne pas laisser de place au hasard. La PME sera actrice du processus et travaillera en amont de la demande exprimée pour influencer positivement celle-ci en apportant de la qualité. Les bénéfices peuvent représenter un apport de CA conséquent, si l’entreprise arrive à vaincre certains préjugés.

 

Découvrir le replay de cette conférence

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