Utiliser un CRM pour association afin d’optimiser sa gestion

En France en 2022, on estime à plus d’1 500 000 le nombre d’associations actives. Au même titre que les entreprises, ces structures associatives font aujourd’hui face à la nécessité grandissante d’améliorer leur mode de gestion. Comment un CRM pour association peut-il répondre à ce besoin d’optimisation ?

Découvrez dans cet article les avantages immédiats à l’utilisation d’un CRM en association.

 

Le CRM pour association : une solution qui démontre toute son utilité

Les interlocuteurs se multiplient et les structures associatives, pas toujours munies d’outils digitaux, ne maîtrisent pas toujours la totalité des échanges. Face aux problématiques de collecte des cotisations, de subventions publiques en baisse ou de recrutement, la gestion quotidienne se complexifie.

La qualité du dialogue est pourtant essentielle pour les associations, qui placent l’humain au cœur de leur action. Bénévoles, adhérents, mécènes… les acteurs du milieu associatif n’ont pas tous le même profil ni les mêmes attentes. Afin de bien coordonner les actions et de gagner en performance, les associations doivent donc mettre en place les bons outils. Le CRM est justement l’une des solutions les plus indiquées pour mieux échanger avec ses membres.

Le CRM est initialement une solution de gestion de la relation client capable de centraliser les informations personnelles des clients et de suivre leur activité. L’outil catégorise les profils clients et permet d’envoyer le bon message, au bon moment. L’utilisation du CRM association est aujourd’hui démocratisé par les structures associatives, qui l’emploient pour gérer leurs membres et mieux organiser leur activité.

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Mieux gérer les dons, les subventions et les cotisations d’une association avec un CRM 

La pérennité des associations dépend essentiellement des dons, des subventions et cotisations versés par leurs mécènes et adhérents. Soigner la relation avec ceux-ci est donc particulièrement important.

Le CRM identifie avec précision le profil et l’historique de chaque membre, et permet ainsi de :

Solliciter les mécènes de la bonne manière, au bon moment

Le CRM et sa gestion des dons en association permettent d’identifier les personnes ayant fait un don par le passé et de les solliciter à nouveau. La solution catégorise les profils des membres – par exemple selon le montant des précédents dons –, et permet ainsi de personnaliser davantage les messages. Grâce aux rapports avancés proposés par l’outil, on pourra également produire des statistiques pour appuyer les demandes de don. La plupart du temps, un outil de marketing est intégré au CRM afin de mener des campagnes mieux ciblées et plus efficaces.

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Le CRM en association pour suivre avec rigueur le versement des cotisations 

Le CRM centralise les données des adhérents et contribue à une bonne gestion des cotisations en association. Suivi des versements, calcul automatique des montants de cotisation, paiements dématérialisés, rappels ciblés aux adhérents n’étant pas à jour de leur cotisation : l’association pare ainsi à toutes les situations, tout en adaptant le ton et le contenu du message à chacune d’elles.

La gestion des adhérents d’une association avec un CRM 

Les adhérents alimentent et font vivre les associations. Par leur cotisation, mais aussi par leur participation active aux initiatives et aux assemblées générales, ils permettent aux projets de voir le jour et aux associations de perdurer.

La bonne gestion des adhérents d’une association est utile à plus d’un titre. Le registre des adhérents, qui contient les informations personnelles nécessaires à l’association, doit en effet être systématiquement à jour, et les données collectées conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le CRM est d’un grand soutien en la matière : l’outil permet une mise à jour immédiate en cas de modification des coordonnées et un suivi plus rigoureux des arrivées et départs d’adhérents. Au-delà de la seule gestion des données, le CRM permet d’entrer facilement en contact avec les adhérents et de catégoriser les profils pour faciliter l’organisation. Plus efficace, l’association gagne ainsi un temps précieux, qu’elle réinvestira dans des actions stratégiques.

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Assurer la gestion des bénévoles d’une association avec un CRM 

Les associations comptent également beaucoup sur leurs bénévoles : ceux-ci donnent de leur temps et s’investissent humainement pour mettre en œuvre chaque initiative. Souvent limités en nombre, les bénévoles sont une ressource précieuse pour l’association, qui doit donc s’assurer de bien les gérer.

Le CRM facilite la gestion des bénévoles de l’association : l’outil propose pour cela une vue d’ensemble des disponibilités et du profil de chacun. Sur la base de ces informations, on sélectionnera alors les bénévoles les plus qualifiés et disponibles pour chaque mission. On pourra faire appel à eux au bon moment, et le rôle de chaque intervenant pourra être anticipé. Le CRM permet d’aller à l’essentiel et de mieux piloter les missions en association.

Optimiser le pilotage des missions en association 

Cette coordination des bénévoles et des adhérents via le CRM est la clé pour une gestion des ressources optimisée. En confiant à l’outil la collecte et le tri des informations, l’impact sur la performance, la qualité de dialogue et la satisfaction des membres est immédiat… mais les effets positifs se feront également ressentir sur le budget et les efforts de l’association ! Rentrées d’argent mieux orchestrées et temps mieux géré sont deux leviers essentiels pour concrétiser à coup sûr les projets et augmenter leur portée. En venant soutenir l’association sur le plan humain et technique, le CRM ouvre ainsi de nouvelles possibilités stratégiques aux associations et les rend plus pérennes.

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