[Évolution YellowBox CRM] Génération d’une réunion Teams à partir d’une action YellowBox CRM

A partir du moment où des actions de YellowBox CRM sont synchronisées avec le calendrier de O365, il peut être intéressant de permettre à un utilisateur, à l’instar de ce qui est réalisé lors de la création d’un événement directement dans Outlook, de pouvoir le lier à une réunion Microsoft Teams générée à la volée.

De ce fait rejoindre simplement cette réunion Teams à partir de YellowBox CRM sera permis.

 

Les avantages d’un CRM connecté à Microsoft Teams

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Les outils et les logiciels utilisés au quotidien par les services clients et les équipes commerciales et marketing se multiplient. Cela leur permet d’être mieux armés dans la réalisation de leurs missions quotidiennes. Cependant, cette multiplication des outils peut parfois entacher l’efficacité des collaborateurs qui s’y perdent parfois, sans compter le temps à allouer à la formation qui est souvent chronophage. Créer une réunion Microsoft Teams directement depuis son CRM rentre dans une logique d’amélioration de l’efficacité des utilisateurs, qui n’ont plus besoin que d’une interface, qu’ils maitrisent déjà qui plus est.

Pour continuer dans ce sens, on peut également rajouter que cette intégration renforce la volonté de proposer un CRM complet. Le marché du CRM est très dense, et ce sont souvent les fonctionnalités additionnelles qui font la différence. Avoir un logiciel CRM depuis lequel les utilisateurs peuvent tout faire renforce l’offre produit, car il est prometteur de gains de productivité au quotidien.

Enfin, nous pouvons également rajouter que la possibilité de générer une réunion Teams depuis son CRM facilite la relation commerciale à distance. Relation à distance qui, depuis la crise sanitaire du Covid, est arrivée au premier plan par la force des choses. Plus de flexibilité, c’est le fer de lance des évolutions apportées à YellowBox CRM.

Les prérequis pour connecter YellowBox CRM à Teams

  • Avoir l’option O365 synchronisation contact/agenda activée;
  • Se connecter à YellowBox CRM via le mode OAuth2.

Comment paramétrer YellowBox CRM pour permettre la génération d’un rendez-vous Teams ?

Côté paramétrage

  • Dans la structure de la table Actions, créer :
    • Un champ de type booléen. Lorsque coché, il déclenchera la génération d’une réunion Microsoft Teams via Outlook qui retournera le lien à YellowBox CRM;
    • Un champ de type Alphanumérique / Site. Contiendra le lien Teams généré par Outlook et permet l’accès à la réunion.
  • Au niveau des accès :
    • Sélectionner ‘Jamais’ sur le champ alphanumérique créé (le lien ne doit pas être modifiable).
  • Au niveau des options générales de la base / Serveur O365 :
    • Sélectionner les champs créés pour chacun des deux paramètres.

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Côté interface utilisateur

  • Dans la fiche Action, en mode éditeur :
    • Insérer les champs créés

Pour chaque nouvelle action de type Agenda, l’utilisateur devra cocher la case s’il souhaite qu’Outlook génère un lien Teams et l’envoie aux participants.

Nota bene

  • Lorsque la génération d’un lien Teams est demandée, la synchronisation du champ commentaire doit être désactivée (contrainte liée à Teams);
  • Lors de la première synchronisation de l’action le texte éventuellement saisi dans le champ commentaire est tout de même transmis à Outlook. Les synchronisations suivantes ne prennent plus en compte son contenu;
  • S’il est demandé dans une action de ne pas envoyer l’invitation, mais de générer un lien Microsoft Teams, le lien est bien généré dans l’évènement Outlook, le contact ne reçoit pas l’invitation mais il apparait dans les participants obligatoires.

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