[Évolution YellowBox CRM] YellowBox CRM pour Outlook 365

 

Un complément YellowBox CRM pour Outlook 365 !
Pourquoi faire ?

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Aujourd’hui la gestion de la relation commerciale par les équipes au travers de la variété d’outils et de matériels tels que les téléphones, ordinateurs de bureau et autres appareils mobiles rend indispensable l’usage d’un référentiel tel qu’un CRM.

Cette demande croissante d’outils de gestion de la relation client pour suivre la relation avec les prospects et les clients ou tout autre tiers (adhérents, bénévoles, fournisseurs, partenaires, prescripteurs…) implique que ces outils soient intimement liés avec la messagerie. D’autant plus que de nos jours l’une des technologies commerciales la plus utilisée, la plus pertinente et la plus performante reste la communication par le courrier électronique.

Or, travailler sur à minima deux applications en simultané via deux écrans et basculer sans cesse de l’un à l’autre peut s’avérer être un frein à l’usage d’un CRM. Les équipes se cantonnent souvent au plus simple et au plus rapide, mais certainement pas au plus efficace en termes de partage d’informations : elles se réfèrent aux échanges d’emails présents uniquement dans leur messagerie sans les consigner de manière systématique dans la base CRM commune.

Voilà pourquoi l’intégration de YellowBox CRM dans la messagerie Outlook via le complément YellowBox CRM est si importante : intégrer des contacts, transformer des courriels en actions se fait intuitivement et rapidement tout comme la simple navigation dans le CRM.

Les prérequis pour connecter YellowBox CRM à Outlook 365 

  • Avoir un abonnement en cours pour YellowBox CRM,

  • Être abonné à Office 365,

  • Se connecter à YellowBox CRM via le protocole OAuth2 d’O365,

  • Avoir activé le complément pour Outlook 365 dans le YellowBox Store.

Paramétrage préalable à l’ajout du complément

A l’instar de l’application mobile, le complément YellowBox pour Outlook 365 utilise un site paramétré via le module d’administration au niveau de la structure.

Une fois le site paramétré, le lien entre le complément et le site est effectué via les droits d’accès.
Il convient alors :

  • De se rendre dans le menu d’administration

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  • De déployer « Utilisateur et accès » et cliquer sur « Accès » 

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  • De cliquer sur le bouton « Conditions » :

Yellowbox-crm-mailing

  • De créer une condition sur la table « générique », en sélectionnant la valeur ‘YBAR’ :

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  • De paramétrer les droits sur le site en appliquant cette condition

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Comment mettre en œuvre le complément YellowBox CRM pour Outlook 365 ?

L’installation du complément est effectuée simplement en cliquant sur le bouton [Télécharger les compléments] disponible dans l’onglet [Accueil] de Outlook 365.

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Enchainer ensuite les opérations suivantes :

  • Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur « Mes compléments »,
  • En bas de l’écran cliquer sur « + Ajouter un complément personnalisé »,
  • Cliquer sur « Ajouter à partir d’une URL … 

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  • Renseigner l’url https://ybar.mydimosoftware.com/manifest.dev.xml,
  • Cliquer sur OK,
  • Cliquer sur « Installer » dans la fenêtre suivante.

Le complément YellowBox CRM pour Outlook est maintenant installé.

Comment ça marche ?

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Une fois installé, le complément est disponible dans la barre de menu d’Outlook 365.
Un clic sur le bouton YellowBox CRM permet de positionner un encart à droite de la liste des emails.

 

Lors de la première connexion, l’utilisateur doit renseigner l’url de sa base YellowBox CRM.

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Cette mire de connexion n’apparaîtra à nouveau que dans le cas où l’utilisateur se sera déconnecté volontairement via le bouton [->] en haut à droite de l’encart.

Image6 Il est conseillé de punaiser le complément via clic sur le bouton.

 

L’utilisateur bénéficie ainsi d’une visualisation fluide des données au gré des emails sur lequel il se positionne.
Dans le cas où l’utilisateur n’a pas punaisé le complément, l’encart se ferme à chaque changement de courriel : il faut alors cliquer sur le bouton YellowBox CRM du menu pour le refaire apparaître.

crm-outlook

D’emblée apparaît un bloc EMAIL listant les contacts impliqués par l’email sur lequel l’utilisateur est positionné.

Dès lors que le signe + est visible à droite de EMAIL ou du nom d’un contact, cela signifie que ces données ne sont pas présentes dans la base YellowBox CRM.

Un simple clic sur le + du bandeau EMAIL permet :

  • Soit d’intégrer l’email en tant qu’action si au moins un contact est connu
  • Soit d’intégrer simplement l’email si aucun contact n’est connu

Nota bene : une fois l’email intégré sous forme d’action, il est alors très simple de le relier à d’autres fiches de type Offre, Ticket si nécessaire…

Un simple clic sur le + à droite du nom d’un contact permet d’ouvrir et de préalimenter une fiche contact dans le CRM.

Dès lors que les informations présentées en rapport avec l’email sur lequel l’utilisateur est positionné dans la liste de ses emails ont été intégré, le bouton + se transforme en bouton >.
Il permet alors d’ouvrir directement l’email, l’action ou le contact à partir duquel ce bouton a été cliqué.

Mises à part les générations d’emails, d’actions et/ou de contacts, le complément YellowBox CRM pour Outlook 365 permet également de naviguer dans la base YellowBox CRM.

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En effet, à partir du menu, l’utilisateur peut passer en mode utilisation de YellowBox CRM via le bouton
Par défaut il retrouvera l’application telle qu’elle a été paramétrée pour les mobiles.

Nota bene : l’administrateur peut simplement via paramétrage modifier les paramètres pour les mobiles ou créer un nouveau paramétrage à part entière. Il est à même de sélectionner les types de fiches accessibles via le complément et d’en dessiner les écrans correspondants.

Enfin dans le cas où l’utilisateur consulte des fiches ou en créé de nouvelles à partir du complément, il peut naviguer dans ses emails sans pour autant refaire apparaître l’écran avec les listes des contacts impliqués par l’email et écraser ce qu’il est en train de saisir par exemple.

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Le repositionnement sur cet écran est réalisé volontairement via clic sur le bouton.

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