L’intégration d’une solution CRM nécessite l’élaboration d’un budget. Souvent, nous en avons une vague idée. Mais il y a parfois de belles surprises : nous imaginons un coût bien plus inférieur à celui que l’on nous propose. Eh oui, difficile d’imaginer que l’intégration de telle ou telle fonctionnalité gonflera le coût, parfois de plusieurs milliers d’euros… Alors, soyez pragmatique : anticipez les différents coûts qui composeront votre budget !
1 – Location ou achat ?
Tout d’abord, prenez en compte le coût du logiciel. Celui-ci dépendra du mode acquisition ou hébergement choisi. Vous pouvez par exemple :
- Etre en mode acquisition. C’est à dire que les licences vous appartiennent, vous les avez achetées. Elles sont à vous et non plus à l’éditeur de votre solution. Pour cette formule, vous avez 3 possibilités : soit le logiciel est hébergé sur vos propres serveurs, soit sur les serveurs de votre service informatique externalisé, soit sur les serveurs de votre intégrateur (qui peut être éditeur de la solution).
- Etre en mode SaaS. Nous pouvons parler de location des licences. Vos licences se trouvent ainsi sur le cloud. Vous payez donc un abonnement mensuel/annuel. Avec cette formule, votre CRM sera hébergé sur les serveurs de votre intégrateur/éditeur.
Reste à savoir quel type de licence est le plus adapté à votre projet : concurrentes ou nommées ?
2 – Paramétrage
Ensuite, prenez en compte le paramétrage. Ici, vous avez une première phase d’élaboration du cahier des charges (sans coût supplémentaire si vous le réalisez vous-même). Cette phase est cruciale dans le sens où chaque entreprise fonctionne selon ses propres règles. Chaque entreprise a un langage propre. Peut-être que pour vous, un dossier signé est une affaire conclue, mais que chez votre voisin cela correspond à un contrat gagné. Peut-être que chez vous un client potentiel est un prospect, mais que chez votre voisin il s’agit d’un client qualifié.
Aussi, vous pouvez avoir besoin d’un routeur pour vos campagnes marketing intégrées à votre CRM, tandis que votre voisin n’en a pas l’utilité…
Vous l’avez compris et vous le savez, toutes ces petites différences font évoluer le budget de votre solution. Vous pourrez très bien être chez le même éditeur que votre voisin… mais payer bien plus cher ou bien moins cher que celui-ci !
Mais attention ! Surtout, ne vous passez jamais d’une fonctionnalité dont vous avez fortement besoin pour faire des économies. Sinon, votre CRM ne vous conviendra pas ! Et là, ce sera un investissement de perdu !
3 – Formation
Ensuite, il faut prévoir la formation. Elle est très importante dans l’implémentation d’une solution ! Bien que cette dernière soit intuitive et facile à utiliser, la formation est PRI-MOR-DIALE ! Non, franchement, vous vous voyez, dès le début de l’utilisation de votre solution, créer des tickets toute la journée à votre support ? Attendre qu’il vous réponde ? Et tout ça car vous avez voulu être autonome plus rapidement ?
On a souvent tendance à se dire que la prise en main va être simple ! En attendant, face à la nouveauté nous sommes tous égaux ! Il est donc nécessaire de se faire former afin d’appréhender au mieux la solution. Et cela vous fera gagner du temps dans votre utilisation quotidienne par la suite !
4 – Maintenance (Hotline pour les intimes)
Enchaînons maintenant sur le budget maintenance ou hotline. On le sait bien, l’informatique ça bug ! On a tous nos qualités et nos défauts, eh bien les logiciels, c’est pareil ! Selon notre contrat, la maintenance assurera votre assistance.
Vous pouvez les contacter suite à un bug, des lenteurs, ou encore une question fonctionnelle : vous ne savez pas comment réaliser telle ou telle chose, ou bien cela vous a échappé (avez-vous pris des notes durant votre formation ?). Ce service est à prévoir dans votre budget… ce n’est pas un SAV, c’est plus que ça : il s’agit de votre support !
5 – Evolution
Sans oublier bien sûr, un budget pour l’évolution de votre CRM. En effet, le CRM évoluant au rythme de votre entreprise et des nouvelles technologies, il est important de savoir que vous y apporterez certains changements : nouvelles fonctionnalités, nouvelle ergonomie, etc ! Ce budget ne sera pas imputé directement le jour de la signature, mais à l’avenir, il est nécessaire pour toutes les améliorations que vous souhaiterez intégrer à votre CRM . Pour vous donner une idée, il sera équivalent à 10% annuel de votre coût CRM Total.
Maintenant que nous avons décortiqué chacun de ces points… C’est à vous de jouer !
