Le Lycée hôtelier de Chamalières optimise le taux de remplissage de ses restaurants d’application avec YellowBox CRM

« Depuis la mise en œuvre de la solution, nous constatons des gains de temps très significatifs ainsi qu’une plus grande efficacité dans chacune de nos actions. »

Frédéric HURET – Chef de travaux du lycée de Chamalières

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Le lycée de Chamalières compte 1200 élèves dans les filières générales et technologiques consacrées aux métiers de l’hôtellerie, de la restauration et du tourisme. Ces sections forment des jeunes du CAP au BTS et accueillent aussi des adultes en formation continue. Le lycée de Chamalières dispose d’un restaurant gastronomique et d’une brasserie entièrement rénovés récemment, qui jouissent d’une excellente renommée auprès d’une clientèle fidèle et gourmande. « En raison de ces nombreuses activités, notre lycée est amené à gérer un grand nombre de données. Jusqu’à la mise en place de la solution YellowBox CRM, ces informations n’étaient pas centralisées, peu partagées et donc mal exploitées », constate Frédéric HURET, chef de travaux du lycée de Chamalières. La principale difficulté était de trouver une solution logicielle suffisamment paramétrable et complète pour adresser l’ensemble des besoins fonctionnels de l’établissement : la gestion des réservations pour les restaurants d’application dans un premier temps, mais aussi l’élaboration des fiches techniques de recettes et menus (sur la base des matrices normalisées fournies par l’Education nationale), le suivi de la mercuriale, les fiches de liaison interne, les statistiques coûts/matières…

Le choix de YellowBox CRM

« Nous avons découvert cette solution lors du Congrès annuel de l’AFLYHT (Association Française des Lycées d’Hôtellerie et de Tourisme), auquel YellowBox CRM est associé en tant que partenaire », précise Frédéric Huret. «Plusieurs atouts de l’application ont retenu notre attention ; en premier lieu la flexibilité du produit. En effet, les fonctionnalités spécifiques à l’organisation de notre lycée hôtelier ont été intégrées par simple paramétrage. La disponibilité des équipes de DIMO Software a également permis une prise en compte exhaustive de nos demandes ». Enfin, la mise à disposition de la solution en mode hébergé est un atout  déterminant qui a conforté le lycée de Chamalières dans son choix : «  Nous n’avons pas les moyens ni les ressources pour assumer l’administration d’une infrastructure informatique. L’hébergement de YellowBox CRM sur un serveur géré par DIMO Software est très confortable pour nous », ajoute Frédéric Huret.

Un outil quotidien pour les étudiants

YellowBox CRM est devenu un outil pertinent pour une dizaine d’utilisateurs au quotidien, étudiants et professeurs, avec lequel ils effectuent la saisie et le suivi des réservations du restaurant.  « Nous pouvons très simplement moduler le nombre de couverts par service, la capacité d’accueil par semaine et par jour, le nombre maximal de réservations parents d’élèves/client extérieurs… », se réjouit Frédéric Huret.  « Nous avons également créé un fichier de « clients SOS ». Il s’agit de clients volontaires que nous pouvons prévenir au dernier moment en cas d’annulation de dernière minute. » Toutes ces fonctionnalités concourent à l’optimisation des conditions d’accueil dans nos restaurants et permettent aux étudiants de travailler dans les meilleures conditions possibles. YellowBox CRM est également utilisé pour gérer la relation Client (envoi d’email de confirmation de réservation, de newsletter…) et analyser les données clients.

Des gains de temps et d’efficacité

« Depuis la mise en œuvre de la solution, nous constatons des gains de temps très significatifs ainsi qu’une plus grande efficacité dans chacune de nos actions. », conclut Frédéric Huret. « J’en veux pour preuve cette question que les utilisateurs se posent : comment faisions-nous avant pour gérer nos données ? ».