Sans surprise, le suivi des ventes est LA condition pour piloter son activité commerciale. Beaucoup de PME continuent pourtant à s’appuyer sur des fichiers obsolètes, des données éparses ou des tableaux peu lisibles. Résultat : une vision partielle de la vente, des opportunités manquées et une vraie difficulté à prendre les bonnes décisions. Élaborer son tableau de suivi des ventes peut cependant être simple : il suffit de savoir où l’on va et d’employer les bons outils, tableur ou CRM. Bien conçu, ce tableau sera le couteau suisse de l’équipe commerciale, à laquelle il permettra de centraliser les informations de vente, de suivre les clients et de mieux transformer les leads, le tout en comprenant davantage les performances.
Sommaire
Ce qu’il faut retenir
- Un tableau de suivi des ventes efficace commence par un objectif clair. Afin de sélectionner uniquement les données utiles et d’éviter un outil trop complexe ou mal exploité.
- La pertinence et l’organisation des données sont clés : clients, opportunités, chiffres d’affaires et indicateurs doivent être structurés pour faciliter l’analyse et la prise de décision.
- Le choix du bon format (tableur ou logiciel CRM) conditionne la fiabilité, la mise à jour automatique et la lisibilité du tableau.
- Un tableau de suivi n’a de valeur que s’il est analysé régulièrement. Il permet d’identifier les tendances, mesurer la performance commerciale et piloter des décisions éclairées.
Élaborer un bon tableau de suivi des ventes : par où commencer ?
À l’origine d’un bon tableau de suivi, il y a trois prérequis fondamentaux :
Comprendre l’objectif du tableau de suivi des ventes
Avant toute création de tableau, il est indispensable de définir son objectif. Un tableau de suivi des ventes, au-delà de la compréhension des chiffres, doit répondre à un besoin précis. Cherche-t-on à suivre l’évolution du chiffre d’affaires, à analyser la performance commerciale, à contrôler les opportunités ou encore à piloter la chaîne commerciale de bout en bout ? Le savoir est essentiel.
Selon l’activité de l’entreprise, le tableau peut par ailleurs avoir une vocation plus opérationnelle ou stratégique. L’équipe commerciale l’utilisera par exemple pour suivre les leads, les clients, les devis et les commandes, tandis qu’un dirigeant s’intéressera aux rapports, aux volumes de ventes et aux marges. Clarifier son objectif permet de sélectionner les bonnes données dès le départ et évite d’élaborer un tableau trop complexe ou inutilement chargé.
Rechercher les données les plus pertinentes pour son tableau de ventes
Pour être utile, un tableau de suivi doit contenir des informations qui ont du sens pour l’entreprise ! Il est donc essentiel d’identifier les données de vente les plus pertinentes pour votre gestion commerciale en particulier. Parmi les plus courantes figurent les clients, les leads, les opportunités, les commandes, les factures, les devis, les montants, les dates et les statuts.
Selon le processus commercial employé par l’entreprise, on pourra aussi intégrer des données issues du marketing, du service client, de la facturation ou de la comptabilité. Plus les données seront complètes, plus le tableau deviendra un outil complet d’aide à la décision.
Le choix d’un format adapté pour votre tableau de suivi des ventes
Le format du tableau dépendra le plus souvent du niveau de maturité de l’organisation. Une petite PME peut se contenter d’un simple tableur à condition que celui-ci soit bien structuré. Toutefois, dès que les volumes augmentent, l’utilisation d’un logiciel de gestion, d’une application dédiée ou d’un logiciel CRM devient préférable.
Les logiciels de gestion des ventes sont en effet synonymes de fonctionnalités avancées, telles que l’automatisation des tâches, la synchronisation avec la facturation, le suivi des clients, la gestion des abonnements, la génération de rapports et l’intégration avec d’autres outils comme l’EBP, la comptabilité ou le support. Cette interconnexion facilite la création de tableaux ultra-complets et parfaitement ciblés pour le besoin. Quant au format final, un logiciel dédié choisira sans effort le plus intuitif et clair pour toute l’équipe.
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Organiser ses informations dans le tableau de suivi des ventes
La catégorisation des différentes ventes
Une bonne organisation commerciale implique une catégorisation claire des ventes ! Chaque vente devra donc être rattachée à un client, à un commercial, à un type de produit ou de service, et à une étape du processus commercial. On pourra ainsi analyser plus facilement les performances par segment.
Autre distinction utile : celle des ventes ponctuelles, des abonnements, des commandes récurrentes ou des ventes issues d’actions marketing spécifiques. Une plus grande granularité, c’est suivi plus simple de l’activité commerciale et une visibilité immédiate sur les meilleurs leviers de la chaîne de vente.
L’utilisation de représentations graphiques pour comprendre ses données
Les lignes de chiffres sont rarement parlantes. L’ajout, au tableau de suivi, de graphiques, d’indicateurs visuels et de tableaux synthétiques en tout genre améliorera grandement la lisibilité. La représentation visuelle permet de repérer en un clin d’œil l’évolution des ventes, la répartition par client ou la performance des commerciaux.
On pourra par exemple établir un tableau synthétique contenant des indicateurs du type :
|
Indicateur |
Détail |
Utilité pour le suivi |
|---|---|---|
|
Chiffre d’affaires |
Total des ventes sur une période |
Suivi de l’activité globale |
|
Nombre de ventes |
Volume de transactions |
Analyse commerciale |
|
Taux de transformation |
Leads convertis en clients |
Efficacité de la démarche commerciale de terrain |
|
Factures émises |
Montants facturés |
Lien vente / comptabilité |
Plus ils seront modulaires et adaptés à l’organisation en place, plus les tableaux et graphiques faciliteront la prise de décision. L’entreprise qui emploie un logiciel de gestion client (CRM français) est généralement celle qui en tire les tableaux les plus personnalisés et instantanés possibles.
L’importance d’une mise à jour régulière du tableau
Un tableau de suivi des ventes n’a de valeur que s’il est à jour. Laisser ses données devenir obsolètes, c’est risquer de fausser l’analyse et de rendre l’outil partiellement inutile. Pour éviter cet écueil, rien de tel qu’une mise à jour régulière : pour certaines équipes elle sera quotidienne, pour d’autres, hebdomadaire ou mensuelle.
Le logiciel CRM – ou autre logiciel de gestion – a pour avantage d’automatiser cette mise à jour. Le logiciel synchronise les commandes, les factures, les devis et les stocks : la mise à jour se fait presque d’elle-même, avec un taux d’erreur minimal.
Bien utiliser son tableau de suivi des ventes
Collecter les données est une chose : les exploiter au maximum en est une autre ! Les points les plus importants seront les suivants :
Savoir interpréter son tableau de suivi des ventes
Savoir lire un tableau est aussi important que le construire. L’enjeu est de taille : comprendre la dynamique de la vente, mais aussi identifier les points de blocage et mesurer la performance réelle des commerciaux. À titre d’exemple, une baisse du volume de leads peut révéler un problème de segmentation marketing, ou un taux de transformation faible indiquer un mauvais argumentaire commercial. Savoir traduire les informations en étapes du processus de vente sera d’une grande aide pour ajuster les priorités de l’équipe commerciale aussi rapidement que nécessaire.
Utiliser son tableau de suivi des ventes pour identifier les tendances
Sur le moyen et le long terme, le tableau se fait aussi outil d’analyse des tendances. Avec lui, on repèrera les périodes fortes, les cycles de vente, l’évolution des clients, ou encore l’impact de nouvelles fonctionnalités, d’un pack ou d’une nouvelle solution commerciale.
Ces tendances sont précieuses pour ajuster aussi bien la gestion des stocks que la facturation ou les actions marketing de l’entreprise. Un bon tableau fait des données brutes une matière riche pour piloter.
Prise de décisions éclairées basées sur les informations du tableau
Enfin, le principal intérêt d’un tableau de suivi des ventes réside dans la prise de décisions éclairées qu’il permet. Qu’il s’agisse d’optimiser les processus, de réorganiser l’équipe commerciale, d’améliorer le service client ou d’investir dans un logiciel plus performant, les décisions qui reposent sur des informations concrètes ont plus de chances de faire progresser l’entreprise.
Couplé à un logiciel CRM ou à une application de gestion commerciale, le tableau de suivi des ventes peut donc devenir un soutien majeur de l’entreprise, reliant vente, marketing, comptabilité, stocks et support en une même série de données, et donc d’actions !
