La capacité d’une organisation à piloter ses flux, ses stocks et ses opérations en temps réel est en grande partie ce qui fait son succès ! À mesure que les volumes de commandes et les demandes au service client augmentent, on observe les limites des outils traditionnels. Au niveau supérieur de fonctionnalités et de performances, le WMS occupe indéniablement un rôle central dans la chaîne logistique d’aujourd’hui.
Qu’est-ce exactement qu’un Warehouse Management System exactement ? Quelles sont ses fonctions et comment en faire un levier clé de productivité et de qualité ? Réponses dans notre article.
Sommaire
Ce qu’il faut retenir
- Le Warehouse Management System est un logiciel intelligent qui optimise chaque flux, de la réception à l’expédition, grâce à des algorithmes de stockage et de préparation.
- En guidant les opérateurs et en automatisant le contrôle des stocks (scan, RFID), le WMS réduit drastiquement les erreurs de préparation et maximise l’utilisation de l’espace disponible.
- Connecter votre gestion d’entrepôt à votre CRM permet de transformer vos données logistiques en arguments commerciaux, offrant à vos clients une visibilité totale et en temps réel sur la disponibilité et la livraison de leurs produits.
- Le WMS est indispensable pour toute entreprise (e-commerce, industrie, B2B) souhaitant fiabiliser sa supply chain et supprimer les goulots d’étranglement manuels.
Définition du WMS : un système de gestion d’entrepôt
Avant toute chose, qu’entend-on par WMS ? Un WMS (Warehouse Management System) est un logiciel de gestion dédié au pilotage des activités d’un entrepôt. Son rôle : structurer, contrôler et optimiser l’ensemble des flux, depuis la réception des marchandises jusqu’à leur expédition.
Le système WMS s’appuie pour cela sur les données issues aussi bien des stocks que des produits, des articles et des ressources humaines et matérielles. Avec lui, on aura une vision en temps réel des opérations et un suivi complet des mouvements de stock.
Contrairement à un outil de suivi basique, le WMS agit comme un véritable moteur d’optimisation de la supply chain. Le logiciel a pour grande force de s’appuyer sur des règles, scénarios et algorithmes qui orientent chaque action dans l’entrepôt. Grâce à lui, ce sont tous les processus qui sont maîtrisés dans leurs moindres subtilités.
Le rôle du WMS dans la chaîne logistique
Le Warehouse Management System a un rôle clé dans la supply chain, et pour cause. La solution a la lourde mission d’assurer le lien entre les systèmes amont (ERP, CRM transport) et les services aval (transport, expédition, SAV).
Concrètement, son rôle principal consistera à :
Organiser le stockage des produits
Le WMS définit des règles de stockage adaptées aux produits, aux rotations, ainsi qu’aux contraintes de l’entrepôt qui l’utilise. Avec le logiciel, on disposera d’une localisation toujours très précise des stocks et d’une utilisation optimale de l’espace disponible.
Fluidifier les flux physiques et d’informations
Le système coordonne les flux de la réception à l’expédition, en évitant les ruptures et les temps morts. Une fois les données mises à jour immédiatement, elles sont partagées avec les autres outils internes.
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Sécuriser la préparation des commandes
Le WMS se charge aussi de guider les opérateurs lors de la préparation des commandes. Il permettra ici de valider chaque étape par scan ou contrôle automatique. Cette approche a pour avantage de réduire les erreurs, d’améliorer la qualité et de fiabiliser le service clients.
Renforcer le contrôle et la qualité des opérations
Avec un WMS, chaque opération est tracée et documentée. Pour l’entreprise, le suivi des marchandises et les articles est ainsi complète. On pourra utiliser les indicateurs de performance de l’outil à des fins de pilotage et d’optimisation continue des processus de supply chain.
En somme, le WMS permet d’adapter la logistique aux variations d’activité, aux pics saisonniers et aux exigences de livraison. L’entrepôt qui en est doté devient une véritable extension intelligente du système d’information.
Les principales fonctionnalités du WMS
Ses multiples fonctionnalités permettent au logiciel WMS de couvrir la gestion de tout le cycle logistique. La richesse de ces fonctions dépend le plus souvent du niveau de maturité de la solution choisie, mais certains blocs sont incontournables, à l’image de :
Réception et contrôle des marchandises
Le WMS structure la réception des marchandises, associe les produits aux bons de livraison et vérifie leur conformité. L’usage du scan permet de limiter les erreurs, mais alimente aussi tout naturellement les données de stock.
Gestion des stocks et du stockage
Le système WMS pilote également les emplacements des produits, les niveaux de stocks, les règles de stockage et les rotations grâce à des dispositifs tels que le code-barres ou l’étiquette RFID. La gestion de l’espace est ainsi optimale et la visibilité sur les ressources disponibles, très précise.
Préparation des commandes
La préparation des commandes est l’un des piliers du WMS. Le logiciel guide les opérateurs, séquence les tâches, réduit les déplacements inutiles… Résultat : une plus grande productivité et des erreurs de gestion des flux minimisées.
Expédition et traçabilité
Le module expédition sert quant à lui à consolider la gestion des colis, éditer la documentation et les étiquettes, transmettre les bons de livraison aux transporteurs et assurer le suivi des marchandises jusqu’au consommateur final. Cette fonctionnalité inclut aussi la gestion des retours, un point à soigner pour que les stocks soient bien à jour.
Pilotage et reporting
Les tableaux de bord, enfin, fournissent une image fidèle de l’activité. Sont compilés les volumes traités, le taux de qualité, les délais, le contrôle des anomalies… On détectera ainsi les points de friction, les cycles de commande, et toutes les autres données qui facilitent le management et l’optimisation continue.
Les avantages concrets du WMS
L’adoption d’une solution WMS est généralement bénéfique à de multiples niveaux, qu’ils soient opérationnels ou non :
Amélioration de la productivité
Le logiciel rationalise les opérations, réduit les tâches manuelles et accélère les flux. Les équipes gagnent en efficacité sans surcharge de travail.
Fiabilité des données et des stocks
Les données sont centralisées, mises à jour et partagées entre les systèmes. La fiabilité du stock devient un atout stratégique.
Qualité de service renforcée
Une meilleure préparation, une expédition maîtrisée et un suivi complet amélioreront directement l’expérience client.
Optimisation des ressources
Le WMS ajuste l’utilisation des ressources humaines et matérielles. Il soutient un management plus fin et plus réactif.
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WMS et CRM : une interconnexion stratégique
La connexion entre WMS et CRM est plus cruciale qu’il n’y paraît à première vue (voir notre guide pour le CRM transport) ! Du côté des acteurs du transport et de la logistique, ces deux systèmes rempliront des rôles complémentaires et méritent absolument d’être combinés.
| Le WMS pilotera les opérations internes | Réception, stockage, préparation, envoi et suivi. La solution agit au cœur de l’entrepôt, en s’appuyant sur des données opérationnelles et des règles d’optimisation pour des flux physiques qui fonctionnent parfaitement. |
| Le CRM se concentre sur la relation clients | Centralisation des données commerciales, mais aussi tout le suivi des commandes, les engagements de service et les interactions avec les équipes internes ou externes. La solution aura une vision orientée service, davantage tournée vers la promesse faite au consommateur final. |
C’est via une API que circuleront les données entre les logiciels : statut des commandes, disponibilité des produits, niveaux de stocks, délais d’envoi. De cette manière, l’entreprise fera du CRM une extension orientée service de son Warehouse Management System. En somme, on traduira la réalité opérationnelle en informations exploitables côté consommateur, et vice versa.
Cette extension par association des deux logiciels permet notamment de :
- Mieux anticiper les demandes clients
Les données issues du WMS permettent à l’entreprise d’avoir une vision fiable de ses capacités logistiques et de mieux prévoir ses engagements.
- Bien coordonner les services
Lorsque CRM et WMS travaillent de concert, les équipes commerciales, transport et logistique disposent de données partagées et cohérentes, plus simples pour avancer vite et sans se tromper.
- Avoir une vision unifiée de sa chaîne logistique
Avec l’extension par le CRM, les données issues du WMS sont traduites en informations orientées client. Celles-ci rendent la supply chain lisible de bout en bout. Dans le transport, cette intégration améliore la promesse de livraison, sécurise les délais et renforce la relation.
À quelles entreprises s’adresse le WMS ?
Le WMS ne se limite pas aux grands groupes dotés de plateformes logistiques complexes ! Toute organisation gérant un entrepôt, des flux logistiques structurés ou un volume important de commandes peut en tirer un bénéfice direct. Dès lors que la gestion manuelle ou semi-automatisée atteint ses limites en matière de stocks, de suivi ou de qualité de service, le WMS prend tout son sens.
Par chance, les solutions du marché possèdent souvent des niveaux de fonctionnalités modulables, pour une adoption progressive selon la maturité logistique et des contraintes métier de l’entreprise. On pourra ainsi répondre à des besoins aussi variés que :
Logistique e-commerce
Le WMS assure ici les situations de volumes élevés, de forte variabilité des commandes, d’exigences de délais courts ou de visibilité en temps réel sur les stocks.
Distribution B2B
La solution permet le pilotage de flux multi-clients, la gestion de références nombreuses et sécurisation des processus de préparation et d’expédition.
Industrie
Le WMS pour l’industrie, c’est un suivi très précis des marchandises, une coordination entre production et stockage et un contrôle accru des opérations logistiques.
Prestataires services logistiques
Enfin, pour les prestataires, le WMS servira à la mutualisation des ressources, apportera une traçabilité fine par client et permettra de piloter la chaîne logistique pour compte de tiers.
Le choix du bon logiciel repose avant tout sur le niveau d’utilisation, sur l’architecture des systèmes existants et sur les objectifs d’optimisation futurs. Tous ces points détermineront si l’on opte pour une solution complexe dès le départ, ou pour des fonctions plus légères et pratiques.
Quoi qu’il en soit, le WMS est un élément structurant pour la chaîne logistique. Fluidifier sa chaîne est le meilleur moyen de respecter ses engagements vis-à-vis du marché et de transformer sa logistique sans perdre la main.
