L’IUT de Rodez structure le suivi de ses partenaires entreprises avec YellowBox CRM
Établissement d’enseignement supérieur implanté en Aveyron, l’IUT (Institut Universitaire de Technologie) de Rodez forme chaque année des étudiants en formation initiale, en alternance et en formation continue. Le lien avec le tissu économique local est au cœur de son fonctionnement : stages, contrats d’apprentissage, offres d’alternance et événements entreprises rythment l’année universitaire et mobilisent un réseau d’employeurs partenaires que l’établissement doit animer dans la durée.
Marine Travetto, en poste au service Formation Continue et Alternance, nous explique comment notre logiciel CRM YellowBox est devenu l’outil de référence de l’IUT pour centraliser et faire vivre sa relation avec les employeurs du territoire.
Qui êtes-vous, et quelles sont vos activités ?
Je suis Marine Travetto, je travaille à l’IUT de Rodez depuis quatre ans au sein du service Formation Continue et Alternance. C’est un poste qui me met à la fois en contact avec les apprentis, les secrétariats pédagogiques, les enseignants et les employeurs, et qui demande une bonne connaissance de l’environnement économique local.
À quel moment le besoin de s’équiper d’un CRM s’est-il fait ressentir ?
À mon arrivée à l’IUT en 2022, nous n’avions pas d’outil commun pour centraliser les données concernant les employeurs avec lesquels nous travaillons : ceux qui ont accueilli nos étudiants en stage ou en apprentissage, ceux qui ont participé à nos événements… Le CRM était la solution idéale pour répondre à cet enjeu.
Pourquoi avoir fait le choix de YellowBox CRM ?
J’ai eu l’occasion d’échanger avec une collègue travaillant dans un autre IUT en France, qui utilisait YellowBox CRM et en était satisfaite. Le système de licences concurrentes, qui permet de se connecter à plusieurs en même temps, était le plus adapté au fonctionnement de notre établissement.
Comment YellowBox CRM est-il utilisé au quotidien par vos équipes ?
Le CRM nous sert de base de données employeurs et nous permet de tracer toutes nos interactions avec eux. Nous pouvons aussi bien y consigner ce qui a déjà eu lieu que ce qui est prévu, par exemple les offres de stage ou d’alternance qui nous sont transmises pour l’année suivante.
Nous réalisons des exports Excel, et l’outil est également utilisé pour toutes nos campagnes de mailing ainsi que pour la gestion de nos événements liés aux entreprises.
Comment s’est déroulé le déploiement du projet au sein de votre structure ?
Nous avons bénéficié de deux jours de formation pour les administratrices, puis par la suite, nous avons formé nous-mêmes nos collègues à l’utilisation de YellowBox CRM. La partie la plus longue a été de mettre en conformité tous nos tableaux Excel afin de les importer dans le CRM.
Avez-vous des axes supplémentaires à évoquer ?
Lancer un projet CRM était une chose, mais c’est un travail de tous les jours. Quatre ans après, j’apporte toujours des améliorations à l’outil par le biais de la TMA (Tierce Maintenance Applicative). Nos usages évoluent et l’outil s’y prête toujours. Toutes les personnes avec qui je travaille, notamment Estelle, sont très réactives face à mes demandes et on me propose toujours une solution.
