Gagner en productivité, optimiser les processus, faciliter le pilotage : les logiciels de gestion, tous domaines confondus, sont désormais des outils stratégiques au service des Petites et Moyennes Entreprises (PME). Pour accompagner leur développement, ces dernières s’appuient dorénavant sur une large palette d’outils.
Quels sont les logiciels incontournables pour la gestion quotidienne des PME ? Découvrez-en plus dans la suite de notre article.
Sommaire
La gestion de la relation client
Pour développer son activité, la PME se doit d’entretenir des relations pérennes avec ses clients existants, sans oublier d’en acquérir de nouveaux ! Les logiciels CRM, dédiés à la gestion de la relation client, sont pour cela des alliés précieux. Regroupant l’historique des interactions, les données de contact et de suivi commercial pour chaque prospect ou client, le CRM PME permet à la force de vente d’être pleinement opérationnelle et efficace. Le logiciel fournit aux équipes une vision à 360° pour piloter au mieux les campagnes marketing, la prospection téléphonique, le suivi des affaires en cours, mais aussi le SAV ! Extrêmement polyvalent, le CRM est un soutien indispensable de l’expérience client.
La gestion comptable et financière en tête
Pour toute entreprise de taille moyenne, la maîtrise des finances est un indispensable. C’est pourquoi la plupart des PME se dotent en priorité d’un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale performant. Ces outils centralisent en un point unique l’ensemble des données comptables, financières et commerciales de la société. Ils permettent de suivre la trésorerie, d’établir les déclarations fiscales, de facturer les clients, de gérer les relances… Autant de processus clés pour s’assurer une visibilité totale sur la santé financière de sa PME !
Gestion de projet et travail collaboratif
Pour les PME, et en particulier les entreprises intervenant en mode projet, la gestion des plannings, des ressources et du travail collaboratif est essentielle. Les logiciels dédiés apportent une formidable visibilité avec notamment :
Gestion de projet | Pour centraliser les tâches, jalons, livrables et en piloter la réalisation |
Suite collaborative | Pour partager des documents, communiquer et attribuer des tâches |
Gestion de workflow | Pour automatiser les processus et les circuits de validation |
De nombreuses PME combinent plusieurs de ces fonctionnalités dans un même logiciel. Adopter une solution modulaire permet en effet d’adapter l’usage du logiciel aux besoins présents, mais aussi futurs de l’entreprise. Par ailleurs, il est important de préciser que les besoins auxquels l’entreprise cherchent à répondre avec l’adoption d’un logiciel peut varier selon son secteur d’activité. Une entreprise évènementielle n’aura pas les mêmes besoins qu’une société de transport ou bien qu’une PME œuvrant dans le secteur industriel. De même, les différences entre PME et PMI peuvent être importantes, et demandent aux logiciels aux fonctionnalités adaptées
Gestion des Ressources Humaines
Au fil de de leur développement, la plupart des PME se dotent d’un système d’information RH (ou SIRH) plus robuste. Les logiciels SIRH permettent de gérer de façon optimale les compétences des collaborateurs, le suivi des absences et celui des formations. Ils facilitent également la gestion de la paie et des avantages sociaux. L’adoption d’un SIRH contribue ainsi à une meilleure maîtrise de l’ensemble des processus RH. L’outil permet par ailleurs de développer une véritable expérience salarié en interne.
Gestion des achats
Les PME en croissance se tournent également vers des suites logicielles dédiées aux achats. Des solutions qui apportent une vision d’ensemble sur les dépenses, le suivi des commandes fournisseurs ainsi que la réception des marchandises. Elles offrent également une plus grande visibilité sur les volumes et les conditions tarifaires et facilitent les négociations fournisseurs. De nombreuses solutions couvrent aujourd’hui tous les besoins présents et à venir des PME en la matière, le Cloud simplifiant le déploiement et les mises à jour du logiciel.
La cybersécurité au cœur des priorités
Les PME s’appuyant toujours davantage sur les données, assurer la protection de celles-ci fait partie intégrante de leurs enjeux. Parmi les indispensables, on citera bien sûr les solutions logicielles d’antivirus, de firewalls et les solutions anti-spam.
Mais les outils de gestion des accès et des sauvegardes sont tout particulièrement utiles aux PME. Grâce à eux, il est possible de contrôler finement les accès aux données au sein de l’entreprise. Les sauvegardes sécurisées des données garantissent quant à elles la pérennité de l’activité en cas d’incident majeur. Intégrer ces garde-fous dans son système d’information permet à la PME de renforcer sa protection, tout en rassurant leurs clients et partenaires sur la sécurité des échanges.
Automatisation et productivité
Enfin, les logiciels ne se cantonnent pas aux processus métiers des PME ! Ils adressent aussi les besoins en matière de communication, de collaboration et d’automatisation pour, in fine, booster la productivité.
Les suites bureautiques nouvelle génération couplées aux outils de visioconférence, d’agendas partagés et de messagerie instantanée fluidifient grandement les échanges en interne comme avec les intervenants externes, en permettant notamment de :
- Communiquer, organiser des réunions ;
- Échanger des fichiers et les stocker en ligne ;
- Standardiser et fiabiliser les procédures.
Dans le même ordre d’idée, certains logiciels d’automatisation permettent de se décharger des tâches bureautiques répétitives et chronophages comme la gestion de la paperasse ou des approbations récurrentes. Les processus sont alors simplifiés au profit d’un gain de productivité très vite perceptible.
En adoptant progressivement tout ou partie de ces logiciels de gestion, les PME développent une organisation qui leur est propre et une gestion plus pointue. À la clé, une agilité, une efficacité et une compétitivité renforcées.