Malgré une vocation différente de celle des entreprises, les associations ont souvent un besoin de gestion tout aussi fort. De la bonne communication avec les membres aux questions de comptabilité et aux formalités administratives, c’est généralement toute une équipe qui est mobilisée au quotidien pour la gestion de l’association. Les enjeux et les risques liés à la gestion des données des membres touchent, eux aussi, les associations. Dès lors, mieux vaut s’équiper d’outils performants pour maintenir son activité et maîtriser chaque ligne de sa comptabilité. Le CRM est l’un des logiciels les plus adéquats pour cela : ses avantages immédiats, mais aussi sur la durée feront la différence pour votre gestion d’association.
Dans la suite de notre article, découvrez les principes de gestion d’une association et les raisons qui font du CRM le logiciel idéal pour structurer son activité.
Sommaire
Comprendre le concept de la gestion d’association
Tout comme une entreprise, La gestion d’association, souvent répartie entre tâches administratives, vie quotidienne et gestion des membres, implique une grande rigueur, et, de plus en plus, la mise en place de logiciels tel que le crm association. D’un côté, l’aspect juridique de l’activité et la mise en œuvre constante des statuts de l’association. De l’autre, la gestion comptable, qui mobilise fréquemment les membres du bureau. La comptabilité est un aspect essentiel de la gestion d’association, car les associations s’appuient essentiellement sur les cotisations des membres et les dons pour assurer leurs activités. La bonne gestion de la communication est donc intimement liée à la santé comptable d’une association. C’est pour cette raison que le monde de l’association se tourne de plus en plus vers le numérique et l’utilisation de logiciels pour améliorer la gestion des structures, avec la solution crm en fer de lance.
Au quotidien, les membres responsables de l’association ont notamment pour mission de :
- S’assurer du paiement des cotisations des membres : pour toute association, le suivi des cotisations est nécessaire à un bilan comptable sain. Mais ce suivi peut devenir une tâche titanesque dans les associations où le nombre d’adhérents se développe rapidement ! Les membres responsables de l’association peuvent être ainsi confrontés à des difficultés de gestion des bénévoles.
- Organiser des événements liés aux dons : les mécènes de l’association jouent un rôle clé dans sa pérennité. Il sera important de bien s’adresser à ces potentiels donateurs, d’entretenir leur intérêt et de gérer efficacement le résultat des collectes de l’association. Organiser des relances efficaces, en amont des campagnes de collecter des dons et cotisations, est une nécessité pour assurer la comptabilité de l’association.
- Communiquer autour de l’action de l’association : une association en bonne santé multiplie les activités et le fait savoir, par ses bénévoles mais pas seulement ! Cette part de la communication dans la gestion des associations est non négligeable. Pour atteindre son but à coup sûr, la communication doit s’adapter au destinataire, qu’il soit adhérent, bénévole, donateur ou potentiel membre de l’association.
- Développer de nouveaux projets et leur allouer des ressources : force vive de l’association, les bénévoles sont essentiels pour lui donner de l’impulsion et mener ses activités à bien. Pour les associations, il est donc impératif de savoir qui est disponible et quand, afin d’assurer une gestion rigoureuse et un continuité dans les actions mise en place.
- Protéger les données des membres : malgré son image plus familiale que celle des entreprise, l’association n’est aucunement dispensée de protéger ses données ! Avec le développement des interactions en ligne, la mise en œuvre du RGPD est plus que jamais indispensable.
Ainsi, la gestion d’association s’apparente, sur beaucoup de sujets, à celle d’une entreprise : un marketing et une communication soignés peuvent en effet faire une grande différence dans la réussite et la pérennité de l’association.
Avec l’avènement du numérique, les données en ligne se multiplient, et avec elles les opportunités à saisir pour les associations. La mise en place d’un projet CRM devient donc une évidence pour exploiter ces données, mais aussi améliorer la gestion des membres, des cotisations, de la communication avec les mécènes, les bénévoles, etc. De fait, la majorité des structures associatives déjà équipées d’un logiciel s’accordent pour dire que les fonctionnalités et les avantages du crm leur permettent de continuer sereinement leur développement et de structurer leur activité.
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Le recours croissant au logiciel dans les associations
Comme pour une entreprise, un nombre croissant d’associations se dotent aujourd’hui d’outils adaptés à leur besoin et à leur fonctionnement. Peu d’autres options se présentent en effet lorsque le nombre d’adhérents augmente et que se pose la question de leur gestion ! La pluralité des fonctionnalités proposées par les logiciels de gestion répondent aux différents enjeux des structures associatives.
Pour bien maîtriser le flux de données collectées en ligne et continuer de structurer leur activité, en ligne comme sur le terrain, les associations ont tout intérêt à déployer des logiciels tels que :
| Logiciels de gestion des membres et adhérents | Pour connaître la composition de l’association et les statuts de tous ses membres |
| Outils de gestion des dons | Pour faciliter les paiements et maîtriser à toute instant la comptabilité de l’association |
| Logiciels d’e-mailing | Pour une gestion des communications plus standardisée et régulière |
| Outils de gestion humaine | Les outils et plannings en ligne permettent une allocation des bénévoles disponibles à chaque événement clé de l’association |
| Logiciels de comptabilité | Pour connaître la santé comptable de l’association et anticiper son activité future |
Quel que soit le logiciel choisi, l’association doit pouvoir disposer d’un tableau de bord et d’un rapport chiffré régulier sur son activité. Les données apportent du recul dans la gestion quotidienne et permettent de voir plus loin pour ses prochaines actions marketing. Un facteur de succès essentiel pour les associations qui souhaitent développer durablement leur activité.
Néanmoins, il est courant qu’un seul et même logiciel puisse répondre aux besoins de l’association sur différents enjeux : un logiciel crm assure la gestion des membres, mais offre également des fonctionnalités marketing pour renforcer la communication de la structure, tout en proposant la mise en place un connecteur avec HelloAsso pour la gestion des dons et cotisations par exemple.
Les adhérents et les bénévoles alimentent et font vivre l’association. Leur recrutement et leur bonne gestion sont vitaux. Comment recruter, animer et fidéliser vos adhérents au sein de votre structure ? Découvrez le replay de notre webinar, ainsi que le retour d’expérience de la fédération Numeum, et découvrez comment placer vos adhérents au centre de votre développement en adoptant un logiciel CRM.
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Le logiciel CRM, outil d’une gestion d’association efficace
Malgré son image d’outil pour le secteur privé et le monde de l’entreprise, le logiciel CRM a en réalité la capacité de s’adapter aux besoins des associations. Mieux : il offre aujourd’hui des fonctionnalités spécifiquement pensées pour la gestion d’association !
Originellement conçu pour permettre à l’entreprise de mieux communiquer avec ses clients, le CRM centralise une multitude de données et permet de gérer, en un point central, les profils et les interactions de chacun. L’objectif : une parfaite coordination des actions marketing et commerciales avec la stratégie d’entreprise.
Et à l’image des clients d’une entreprise, les adhérents d’une association ont un profil et des attentes bien particuliers. Les connaître, c’est adapter sa gestion pour maximiser la portée de son association. En ce sens, le logiciel CRM peut soutenir très efficacement les associations cherchant à fidéliser les membres et donateurs.
Le CRM pour association, ce sont des fonctionnalités telles que :
- La collecte et la segmentation des données : membres, bénévoles, mécènes… identifiez précisément chaque audience pour une communication plus ciblée. L’historique des données de chaque adhérent permet de connaître la disponibilité et les attentes de chacun. La communication en ligne n’en est que plus efficace !
- Le suivi des cotisations : les données collectées par le logiciel CRM viennent remplacer les démarches fastidieuses au format papier et éliminent les oublis. Les cotisations sont suivies et réglées en temps et en heure, facilitant la gestion en ligne des comptes de l’association.
- La gestion d’évènement : organisation et inscription en ligne, actualisation immédiate, communication ciblée selon le profil des participants… le logiciel CRM facilite la mise en place de nouvelles activités. Le logiciel simplifie la vie des adhérents des associations et contribue au succès de chaque événement.
- Connectivité avec d’autres outils logiciels d’association : le logiciel CRM se connecte à une large palette d’outils de l’association, permettant de centraliser les dons et cotisations, de gérer la communication via les outils d’emailing, ou encore d’actualiser la comptabilité de l’association en temps réel.
- Collaboration et partage sécurisé des documents : stockés en ligne, les documents consignés par un logiciel CRM peuvent être échangés en toute sécurité par les parties prenantes des associations. Une mesure supplémentaire pour respecter le RGPD sans difficulté.
- Rapports et tableaux de bord : avec le tableau de bord CRM, les associations prennent la mesure de leur activité. Données chiffrées et graphiques, vue à 360° sur les interactions et les informations comptables sont une base stratégique essentielle pour améliorer sa gestion.
Les avantages du logiciel CRM : une gestion d’association plus pérenne
Face à des défis économiques qui touchent tout autant les associations que les entreprises, les fonctionnalités du logiciel CRM apportent des réponses efficaces, et sur le long terme.
Car les avantages d’un tel logiciel se mesurent non seulement sur la comptabilité, mais aussi sur tout le fonctionnement de l’association, qui se digitalise et gagne un temps précieux pour mieux échanger avec ses adhérents et mécènes. Il en découle une vie associative riche, une plus grande satisfaction de toutes les parties, et une vraie fidélisation des adhérents.
Pour une bonne gestion d’association, on pensera donc à élaborer un véritable plan stratégique et à structurer son action. Le logiciel CRM pour associations permet non seulement d’automatiser les envois, mais aussi et surtout de se concentrer sur la qualité du message. L’association développe ainsi sa proximité avec les adhérents, avec des retombées sur le plan comptable… mais aussi sur son image !
La formation en amont des membres de l’association est un aspect à ne pas prendre à la légère. Pour assurer l’éfficacité du logiciel, il est primordial que son utilisation soit comprise par tous les futurs utilisateurs. L’adoption d’un logiciel par les membres vient, en premier lieu, de leur compréhension à son utilité et de sesfonctionnalités. L’intégrateur de la solution que vous choisirez doit donc absoluement insister sur la formation.
Enfin, le rôle du suivi et de l’évaluation est à ne pas négliger pour une gestion d’association réussie ! Un logiciel CRM fournit des données précieuses sur l’activité et la comptabilité de l’association et apporte un recul nécessaire pour se préparer à l’avenir. La gestion d’association mérite elle aussi d’être bien préparée, et le logiciel CRM donne aux associations toutes les chances d’y parvenir !
